OGÓLNA POLITYKA PRYWATNOŚCI SOTRUST

Wprowadzenie

• Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i przetwarzamy dane osobowe Użytkownika oraz jak przestrzegamy przy tym naszych zobowiązań prawnych wobec niego. Prywatność Użytkownika jest dla nas ważna i zobowiązujemy się chronić jego prawa w tym zakresie.
• Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych następujących kategorii osób: Kandydaci, Klienci, Dostawcy i strony trzecie, Osoby, których dane otrzymujemy, Użytkownicy serwisu. Definicje powyższych kategorii znajdują się poniżej.
• Podlegamy przepisom o ochronie danych w tym między innymi ogólnemu rozporządzeniu o ochronie danych (rozporządzenie (UE) 2016/679) („RODO”)
• Administratorem danych osobowych w opisanej Polityce Prywatności jest SoTrust sp. z o.o. sp.k. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Stopnicka 14/9, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000801598, posiadającą NIP: 8943145199 i nr REGON: 384228010. Kontakt do Inspektora Danych Osobowych: biuro@sotrust.pl.
• Należy zaznaczyć, że możemy okresowo zmieniać niniejszą Politykę prywatności.
• Jeżeli Użytkownik jest niezadowolony z jakiegokolwiek aspektu naszej Polityki prywatności, mogą przysługiwać mu prawa, które, w stosownych przypadkach, również opisaliśmy w niniejszym dokumencie.

Jak korzystać z niniejszej Polityki prywatności?

• Niniejsza Polityka prywatności zawiera informacje o tym, jak wykorzystujemy dane osobowe Użytkownika, a co ważniejsze, jakie prawa przysługują mu w związku z tym (Użytkownik np. ma prawo zwrócić się do nas w dowolnym momencie o usunięcie lub potwierdzenie charakteru informacji na jego temat, które przechowujemy, wycofać wszelkie zgody, których wcześniej udzielił, i/lub złożyć skargę do naszego Inspektora ochrony danych lub organu nadzorczego, jeśli nie jest zadowolony z naszego postępowania).
• Polityka prywatności zasadniczo dzieli się na dwie sekcje:
  • Dotyczące poszczególnych kontekstów informacje o prywatności, które mają zastosowanie do różnych kategorii osób objętych niniejszą Polityką prywatności, tj.:
    • Kandydatów;
    • Klientów;
    • Dostawców i stron trzecich;
    • Osób, których dane otrzymujemy;
    • Użytkowników serwisu;
  • Ogólne informacje o prywatności, które mają zastosowanie do wszystkich kategorii osób objętych niniejszą Polityką prywatności, w tym:
    • Komu udostępniamy dane osobowe Użytkownika?
    • W jaki sposób chronimy dane osobowe Użytkownika?
    • Jak długo przechowujemy dane osobowe Użytkownika?
    • Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?
    • Kto odpowiada za przetwarzanie danych osobowych Użytkownika w witrynie internetowej SoTrust?
    • W jaki sposób przechowujemy i przekazujemy dane Użytkownika również pracując z klientami zza granicy?
    • Polityka plików cookie.
    • Korzystanie z usług stron trzecich.
  • Niniejsza Polityka prywatności zawiera również szereg zdefiniowanych terminów (wyróżnionych dużą literą), dlatego na końcu niniejszego dokumentu umieściliśmy Glosariusz (odnośnik do strony 47 niemniejszego dokumentu)

Informacje o prywatności w poszczególnych kontekstach:

1. Kandydaci

Niniejsza sekcja Polityki prywatności dotyczy Użytkowników będących Kandydatami.

Kandydaci to osoby, z którymi firma SoTrust nie miała wcześniejszego kontaktu, ale które, w racjonalnej opinii SoTrust, byłyby zainteresowane usługami SoTrust lub mogłyby z nich skorzystać oraz które są brane pod uwagę w związku z wszelkimi stanowiskami ogłaszanymi lub promowanymi przez SoTrust, w tym stanowiskami stałymi, w niepełnym wymiarze godzin oraz niezależnymi stanowiskami u Klientów SoTrust. Do Kandydatów zalicza się również osoby ubiegające się o takie stanowiska, jak również osoby, które wysłały do SoTrust CV niedotyczące konkretnego wakatu i/lub które współpracowały z SoTrust w zakresie usług SoTrust i/lub o jakichkolwiek stanowisk ogłaszanych lub promowanych przez SoTrust. Indywidualni wykonawcy, freelancerzy i pracownicy dostawców lub stron trzecich proponowani na stanowiska u Klientów SoTrust będą traktowani jak Kandydaci do celów niniejszej Polityki prywatności.

Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?

Co może zrobić Użytkownik, chcąc dowiedzieć się więcej o tym, jakie dane na jego temat gromadzimy?

Tutaj można znaleźć bardziej szczegółowe omówienie rodzajów danych, które gromadzimy.

Dane opisane poniżej mają oczywiście charakter dodatkowy względem wszelkich danych osobowych, do których przetwarzania jesteśmy zobowiązani na mocy prawa w danej sytuacji.

Zależnie od konkretnych okoliczności i obowiązujących lokalnych przepisów i wymogów, gromadzimy niektóre lub wszystkie dane wymienione poniżej, co pozwala nam ocenić, w jaki sposób możemy pomóc Użytkownikowi, jeśli mamy uzasadnione przekonanie, że może być zainteresowany naszymi usługami lub może z nich skorzystać, a także oferować mu możliwości zatrudnienia, które są dostosowane do jego sytuacji i zainteresowań.

W niektórych jurysdykcjach przetwarzanie niektórych danych wskazanych poniżej podlega ograniczeniom. W takich przypadkach przetwarzamy dane w tych jurysdykcjach wyłącznie w zakresie i w okolicznościach dozwolonych przez prawo:

• Podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • imię i nazwisko;
  • wiek / data urodzenia;
  • numer przypisywany po urodzeniu;
  • płeć;
  • fotografia;
  • stan cywilny;
  • narodowość / obywatelstwo / miejsce urodzenia;
  • dane kontaktowe;
  • osoby kontaktowe w nagłych wypadkach / informacje o najbliższych krewnych i dane osób pozostających na utrzymaniu;
  • kopia prawa jazdy i/lub paszportu / dowodu osobistego.
• Informacje o wykształceniu i zatrudnieniu
  • wykształcenie;
  • historia zatrudnienia;
  • obecne stanowisko / specjalizacja / branża;
  • umiejętności i używane języki;
  • dane osoby polecającej;
  • status imigracyjny (czy Użytkownik potrzebuje pozwolenia na pracę);
  • data rozpoczęcia lub data dostępności;
  • szczegółowe informacje na temat poprzedniego i obecnego wynagrodzenia, emerytur i świadczeń;
  • szczegółowe informacje o przepracowanych godzinach (po obsadzeniu stanowiska);
  • informacje o zainteresowaniach i potrzebach dotyczących przyszłego zatrudnienia, gromadzone bezpośrednio i pośrednio, na przykład na podstawie przeglądanych ofert pracy lub artykułów czytanych w naszej witrynie internetowej bądź linków klikanych w otrzymywanych od nas wiadomościach e-mail.
• Informacje finansowe
  • dane bankowe;
  • informacje finansowe (jeżeli musimy zweryfikować status finansowy);
  • numer ubezpieczenia społecznego (lub jego odpowiednik w danym kraju) i inne informacje podatkowe.
• Informacje kategorii szczególnych
  • informacje dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, orientacji seksualnej, przekonań religijnych lub innych podobnych przekonań oraz zdrowia fizycznego lub psychicznego, w tym informacje związane z niepełnosprawnością, w każdym przypadku do celów monitorowania różnorodności;
  • orientacja seksualna (np. ujawniona przez podanie informacji o najbliższej rodzinie);
  • zdrowie fizyczne lub psychiczne, w tym informacje związane z niepełnosprawnością, mające umożliwić nam wprowadzenie uzasadnionych dostosowań oraz informacje dotyczące zdrowia do celów zapewnienia lub zaoferowania Użytkownikowi higieny pracy w kontekście określonych rodzajów stanowisk;
  • szczegółowe informacje dotyczące zdrowia mające związek z pandemią COVID-19 lub innymi pandemiami, jeśli jest to wymagane w przypadku stanowiska, o które Użytkownik chce się ubiegać lub które obsadza jako wolontariusz, np. wynik testu (pozytywny lub negatywny) lub historia szczepień (w tym schorzenia związane ze szczepieniami lub mające na nie wpływ), stosownie do sytuacji;
  • w pewnych okolicznościach nagrania wideo Kandydatów uczestniczących w szkoleniach lub spotkaniach, o ile osoby fizyczne wyraziły zgodę na nagrywanie;
  • przekonania religijne do celów obliczenia wymiaru przysługującego urlopu.
• Informacje o karalności
  • szczegółowe informacje o karalności, jeżeli wymaga tego stanowisko, o które chce się ubiegać Użytkownik.
• Informacje gromadzone automatycznie
  • adres IP;
  • informacje o użytkowaniu, w tym, daty, godziny i częstotliwość, z jaką Użytkownik korzysta z naszych usług;
  • wybory dokonane przez Użytkownika (np. preferencje marketingowe);
  • raporty Użytkownika;
  • informacje o zarejestrowanych błędach i rozwiązywaniu problemów;
  • informacje o urządzeniu podczas instalacji, uzyskiwania dostępu do naszych usług lub korzystania z nich;
  • dane o korzystaniu z internetu, np. przeglądane strony, takie jak witryny internetowe SoTrust lub Klientów;
  • historia kontaktów e-mailowych z SoTrust
  • informacje o lokalizacji (wywnioskowane ze stanowisk, adresu IP, historii aplikacji lub danych przechowywanych w systemie);
  • informacje o dostępie do konta (np. numery PIN do celów weryfikacji konta).
• Informacje o Użytkowniku przekazywane przez innych
  • dodatkowe informacje, które osoby polecające Użytkownika zdecydują się nam podać;
  • dodatkowe informacje na temat Użytkownika, które mogą nam podać Klienci lub które uzyskujemy z innych źródeł zewnętrznych, takich jak witryny z ofertami pracy (w odpowiedzi na które Użytkownik przesłał informacje lub udostępnione nam w inny sposób);
  • informacje o zainteresowaniach i potrzebach Użytkownika dotyczących przyszłego zatrudnienia, gromadzone bezpośrednio i pośrednio, na przykład na podstawie przeglądanych ofert pracy lub artykułów czytanych w naszej witrynie internetowej bądź linków klikanych w otrzymywanych od nas wiadomościach e-mail.
• Dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać
  • wszelkie inne informacje, które Użytkownik może nam przekazać, w tym np. szczegóły dotyczące opieki nad dzieckiem lub ustaleń dotyczących opiekuna (np. kiedy Użytkownik zezwala na potrącenie z wynagrodzenia odpowiedniej kwoty za bony na opiekę nad dzieckiem lub gdy dobrowolnie przekazuje te informacje) oraz w ramach korespondencji prowadzonej z nami za pośrednictwem poczty e-mail lub w inny sposób.

Należy pamiętać, że powyższa lista kategorii danych osobowych, które możemy gromadzić, nie jest wyczerpująca.

W zakresie, w jakim Użytkownik uzyskuje dostęp do naszej witryny lub klika linki w wiadomości e-mail otrzymanej od nas, gromadzimy również pewne dane Użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, należy zapoznać się z sekcją niniejszej Polityki prywatności dotyczącą poszczególnych kontekstów, która ma zastosowanie do Użytkowników serwisu.

W jaki sposób gromadzimy dane osobowe?

Gromadzimy dane osobowe Kandydata na następujące sposoby:

• dane osobowe, które przekazuje nam Użytkownik jako Kandydat;
• dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł; oraz
• dane osobowe, które gromadzimy automatycznie.

Dane osobowe przekazywane przez Użytkownika

• SoTrust musi znać określone informacje o Użytkowniku, aby świadczyć mu usługi. Dzięki temu możemy m.in. zapewnić Użytkownikowi najlepsze możliwości, a Użytkownik może zaoszczędzić czas, ponieważ nie musi przeglądać nieistotnych dla niego ofert pracy i usług.
• Użytkownik może nam udostępnić informacje na kilka różnych sposobów. na przykład poprzez:
  • wprowadzenie swoich danych w witrynie internetowej SoTrust przez formularz aplikacyjny w ramach procesu rejestracji;
  • pozostawienie wersji drukowanej swojego CV na wydarzeniu rekrutacyjnym, targach pracy, różnych eventach i spotkaniach;
  • przesłanie CV lub innych informacji e-mailem do konsultanta SoTrust lub odbycie z nim rozmowy kwalifikacyjnej;
  • aplikowanie na stanowiska przez wyszukiwarkę ofert pracy, która przekieruje Użytkownika do witryny internetowej SoTrust;
  • wprowadzenie danych osobowych na mikrostronie SoTrust; lub wysłanych poprzez aplikacje mobilne
  • wysłanie swoich danych przez kanał społecznościowy, taki jak Facebook, Linkedin (lub podobny).
• Rodzaje informacji otrzymywanych od Użytkownika w ten sposób obejmują:
  • podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe;
  • informacje o edukacji i zatrudnieniu;
  • informacje finansowe;
  • informacje kategorii szczególnych;
  • informacje o karalności; oraz
  • dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać.

Zgodnie z opisem w sekcji „Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

Dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł

• Uzyskujemy dane osobowe Kandydatów również z innych źródeł. W zależności od konkretnych okoliczności oraz obowiązujących lokalnych przepisów i wymogów obejmują one dane osobowe otrzymane w następujących sytuacjach:
  • gdy szukamy Kandydatów za pośrednictwem źródeł zewnętrznych, takich jak LinkedIn i inne witryny z ofertami pracy, z których uzyskujemy dane osobowe Użytkownika i/lub gdy prowadzimy inne działania poprzedzające rekrutację (zob. sekcja „Działania poprzedzające rekrutację” poniżej);
  • dane osobowe Użytkownika może nam ujawnić osoba polecająca Użytkownika;
  • dane osobowe Użytkownika mogą nam udostępnić Klienci, Dostawcy, inni Kandydaci i nasi współpracownicy w SoTrust (np. w kontekście przedstawienia rekomendacji);
  • gdy uzyskamy dane osobowe Użytkownika z serwisu Facebook lub Linkedin, jeśli Użytkownik polubił naszą stronę w serwisie Facebook lub śledzi nas w serwisie Linkedin (lub wchodzi z nami podobne interakcję na dowolnej platformie mediów społecznościowych, na której jesteśmy obecni); oraz
• Rodzaje informacji o Użytkowniku, które otrzymujemy w ten sposób, obejmują informacje dostarczane przez innych, opisane w sekcji „Jakie dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

Dane osobowe, które gromadzimy automatycznie

• W zakresie, w jakim Użytkownik uzyskuje dostęp do naszej witryny internetowej lub czyta bądź klika wiadomość e-mail od nas, w stosownych przypadkach i zgodnie z lokalnymi przepisami i wymogami, będziemy również gromadzić jego dane automatycznie (np. za pomocą skryptów monitorujących witrynę, takich jak pliki cookie lub piksele) lub od przekazującego je nam Użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z sekcją niniejszej Polityki prywatności dotyczącą poszczególnych kontekstów, która ma zastosowanie do Użytkowników serwisu.
• Rodzaje informacji na temat Użytkownika, które gromadzimy w ten sposób, obejmują „Informacje gromadzone automatycznie”, opisane w sekcji „Jakie dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

W jaki sposób wykorzystujemy dane osobowe Użytkownika?

Zasadniczo wykorzystujemy dane Kandydata na pięć sposobów:

• działania poprzedzające rekrutację;
• działania rekrutacyjne;
• działania marketingowe;
• monitorowanie równouprawnienia; oraz
• do pomocy w określeniu, wykonaniu lub obronie roszczeń prawnych;
• w odpowiednich okolicznościach wykorzystujemy również dane Kandydata do Profilowania.

Działania poprzedzające rekrutację

• W trakcie działań poprzedzających rekrutację wykorzystujemy dane Użytkownika, aby ustalić, czy może być zainteresowany naszymi usługami lub z nich skorzystać oraz aby ocenić, czy i w jaki sposób możemy pomóc Użytkownikowi. Jeśli uznamy, że możemy pomóc, wykorzystamy dane kontaktowe Użytkownika, aby skontaktować się z nim i dowiedzieć się, czy jest zainteresowany naszymi usługami (zwykle za pośrednictwem poczty e-mail), z zastrzeżeniem wszelkich obowiązujących przepisów i wymogów.
• W tym celu możemy:
  • gromadzić dane osobowe Użytkownika;
  • przechowywać dane Użytkownika (i aktualizować w razie konieczności) w naszej bazie danych, aby móc kontaktować się z nim w związku z naszymi usługami;
  • wysłać wiadomość e-mail, aby informować Użytkownika o przetwarzaniu przez nas jego danych osobowych i skierować go do niniejszej Polityki prywatności;
  • analizować dane Użytkownika, aby dowiedzieć się, czy i jak nasze usługi mogą mu pomóc; oraz
  • kontaktować się z Użytkownikiem w sprawie naszych usług.
• Poniżej przedstawiono bardziej szczegółowo różne sposoby, na jakie będziemy wykorzystywać i przetwarzać dane osobowe Użytkownika w celu ustalenia, czy nasze usługi będą dla niego korzystne, w stosownych przypadkach i zgodnie z lokalnymi przepisami i wymogami. Należy pamiętać, że lista ta nie jest wyczerpująca.
• W większości przypadków będziemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika do powyższych celów, jeżeli uznamy to za konieczne ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO stanowi, że możemy przetwarzać dane Użytkownika, jeżeli jest to „niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności Użytkownika, wymagające ochrony danych osobowych”.
• Uważamy, że żadne z działań, w odniesieniu do których powołujemy się na prawnie uzasadniony interes, nie przynosi żadnego uszczerbku Kandydatom. Użytkownik ma jednakże prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych osobowych na tej zasadzie. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak z niego skorzystać, należy zapoznać się z sekcją „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.

Działania rekrutacyjne

• Głównym obszarem naszej działalności jest oczywiście rekrutacja – łączenie właściwych Kandydatów z właściwymi stanowiskami. Poniżej wymieniliśmy różne sposoby wykorzystywania i przetwarzania danych osobowych Użytkownika w tym celu, w stosownych przypadkach i zgodnie z lokalnymi przepisami i wymogami. Należy pamiętać, że lista ta nie jest wyczerpująca.
• W większości przypadków będziemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika do powyższych celów, jeżeli uznamy to za konieczne ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO stanowi, że możemy przetwarzać dane Użytkownika, jeżeli jest to „niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności Użytkownika, wymagające ochrony danych osobowych”.
• Uważamy, że żadne z działań, w odniesieniu do których powołujemy się na prawnie uzasadniony interes, nie przynosi żadnego uszczerbku Kandydatom – w istocie pomagają nam one oferować lepiej dopasowaną, efektywną usługę. Użytkownik ma jednakże prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych osobowych na tej zasadzie. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak z niego skorzystać, należy zapoznać się z sekcją „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• W pewnych okolicznościach możemy przetwarzać dane osobowe Użytkownika w poniższych celach, jeśli jest to konieczne do świadczenia mu usługi umownej (lub do spełnienia jego żądania przed zawarciem umowy). Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO mówi, że możemy przetwarzać dane Użytkownika, gdy jest to „niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy”.
• Gdy przetwarzamy dane Użytkownika w celu prowadzenia rekrutacji na podstawie jego zgody, ma on prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce na podstawie takiej zgody przed jej cofnięciem, opierając się na sekcji „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.

Działania marketingowe

• Możemy okresowo przesyłać Użytkownikowi informacje, które według nas mogą go zainteresować, lub zwrócić się do niego o pomoc w połączeniu innych Kandydatów z ofertami pracy. W szczególności będziemy wykorzystywać dane Użytkownika do celów wymienionych poniżej, w stosownych przypadkach i zgodnie z wszelkimi lokalnymi przepisami i wymogami. Należy pamiętać, że lista ta nie jest wyczerpująca.
• Potrzebujemy wyraźnej zgody Użytkownika na niektóre aspekty tych działań lub „miękkiej zgody” (co wyjaśnimy poniżej). Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów w zakresie zgody na otrzymywanie materiałów marketingowych.
• „Miękka zgoda” to szczególny rodzaj zgody, który ma zastosowanie w przypadku gdy uzyskaliśmy dane kontaktowe Użytkownika przy okazji wcześniejszych kontaktów z nami (np. Użytkownik poinformował jednego z naszych konsultantów, że jest zainteresowany naszymi usługami, złożył podania o pracę lub CV lub zarejestrował wakat do obsadzenia), a także gdy prowadzimy e-marketing lub wysyłamy wiadomości SMS dotyczące innych własnych usług związanych z rekrutacją. W ramach „miękkiej zgody” uznajemy, że Użytkownik udzielił zgody, chyba że wyrazi on sprzeciw lub zrezygnuje (przypomnimy mu o prawie do tego i zapewnimy możliwość rezygnacji w każdej wysłanej mu wiadomości e-marketingowej). Dla większości osób jest to korzystne, ponieważ umożliwia nam przekazywanie Użytkownikowi informacji, które naszym zdaniem będą dla niego interesujące, a także sugerowanie mu innych stanowisk oprócz tego, na które aplikował, co znacznie zwiększa prawdopodobieństwo znalezienia dla niego nowej pracy. Będziemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika do wysyłania mu materiałów e-marketingowych za jego „miękką zgodą”, jeśli uznamy, że leży to w naszym prawnie uzasadnionym interesie.
• W przypadku innych rodzajów e-marketingu jesteśmy zobowiązani do uzyskania wyraźnej zgody Użytkownika. Jeśli Użytkownik nie jest zadowolony z naszego podejścia do marketingu, ma prawo zrezygnować lub wycofać zgodę w dowolnym momencie. Więcej informacji o tym, jak to zrobić, można znaleźć w sekcji „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności. Nikt nie jest idealny, choć my próbujemy. Chcemy, aby Użytkownik wiedział, że nawet jeżeli nie wyrazi zgody na korespondencję marketingową w naszym centrum ustawień preferencji, istnieje możliwość, że jego dane zostaną ponownie pozyskane z publicznie dostępnych źródeł w niepowiązanej kampanii marketingowej. Postaramy się, aby do tego nie doszło, ale jeśli tak się jednak stanie, przepraszamy. Prosimy tylko, aby w takiej sytuacji Użytkownik ponownie nie wyraził zgody.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Informacje kategorii szczególnych

• Dokładamy wszelkich starań, aby nasze procesy rekrutacyjne były zgodne z naszym podejściem w zakresie równouprawnienia, dlatego będziemy przetwarzać dotyczące Użytkownika dane pewnych kategorii wrażliwych/szczególnych, aby ułatwić osiągnięcie tej zgodności. W stosownych przypadkach oraz odpowiednio do lokalnych przepisów i wymogów będziemy wykorzystywać te informacje w sposób anonimowy w celu monitorowania zgodności z naszą polityką równouprawnienia.
• Będziemy gromadzić inne wrażliwe/szczególne dane osobowe na temat Użytkownika, takie jak informacje dotyczące stanu zdrowia lub przynależności religijnej, jeśli jest to właściwe zgodnie z lokalnymi przepisami: Art. 9 ust. 2 lit. b) RODO zezwala nam na to, gdy przetwarzanie jest „niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez nas lub Użytkownika (…) w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej”, o ile jest to dozwolone przez prawo.
• W stosownych przypadkach możemy również gromadzić szczegółowe informacje o karalności, zgodnie z lokalnymi przepisami, które mogą wymagać zgody Użytkownika. Jeśli Użytkownik nie jest zadowolony, ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie. O tym, jak to zrobić, można dowiedzieć się z sekcji „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, do danych kategorii wrażliwych/szczególnych stosuje się odmienne zasady.

Aby pomóc nam ustalić, wykonać lub obronić roszczenia prawne

• Niekiedy konieczne będzie przetwarzanie przez nas danych osobowych, opierając się na podstawie prawnej odnoszącej się do prawnie uzasadnionego interesu oraz, w stosownych przypadkach i zgodnie z lokalnymi przepisami i wymogami, danych kategorii szczególnych w związku z dochodzeniem roszczeń prawnych lub ich obroną. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) RODO zezwala na to, gdy przetwarzanie „jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy”.
• Sytuacja taka ma miejsce na przykład wtedy, gdy musimy zasięgnąć porady prawnej w związku z postępowaniem sądowym lub gdy prawo wymaga od nas zachowania lub ujawnienia pewnych informacji w ramach procesu prawnego.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Profilowanie, algorytmy i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

• Profilowanie to rodzaj przetwarzania, który pozwala nam lepiej zrozumieć gromadzone informacje na temat Użytkownika, pomagające nam opracować dla niego spersonalizowany „profil”. Pomaga nam to lepiej zrozumieć, jaki jest preferowany przez Użytkownika sposób wchodzenia w interakcje z nami i naszymi usługami, jakie rodzaje wniosków Użytkownik chce do nas skierować i, oczywiście, co mu nie odpowiada. Celem tego zbudowanego przez nas spersonalizowanego profilu jest umożliwienie świadczenia Użytkownikowi jak najlepszych usług i maksymalizacja szans, że będziemy w stanie szybko i skutecznie zapewnić mu dostęp do treści, które najprawdopodobniej będą dla niego istotne i pomocne.
• Będziemy stosować metody profilowania w odniesieniu do danych osobowych Użytkownika, jeśli uznamy, że jest to konieczne ze względu na nasze prawnie uzasadnione interesów, jak wyszczególniono w poniższej tabeli. Jeśli Użytkownik nie jest zadowolony, w pewnych okolicznościach ma prawo do sprzeciwu. Więcej o tym, jak i kiedy to zrobić, można dowiedzieć się w sekcji „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Niekiedy używamy również zautomatyzowanych systemów, takich jak narzędzia filtrujące, lub, w niektórych sytuacjach, bardziej złożonych narzędzi, które wykorzystują element sztucznej inteligencji, takich jak algorytmy lub uczenie maszynowe (w tym dostarczanych przez strony trzecie), które pomagają nam szybko, wydajnie i dokładniej analizować posiadane przez nas dane dotyczące Użytkownika i innych Kandydatów, a także posiadane przez nas dane dotyczące potrzeb naszych Klientów, co ostatecznie pomaga nam podejmować decyzje na podstawie takich danych. Może to obejmować stosowanie narzędzi wykorzystujących algorytmy (takich jak narzędzia filtrujące lub uczenie maszynowe) w odniesieniu do danych osobowych Kandydata, co pomaga nam opracować najlepszą możliwą krótką listę Kandydatów na określone stanowisko. Taka technologia powinna znacznie skrócić czas potrzebny do wyłonienia najlepszych Kandydatów odpowiednich na dane stanowiska. To z kolei powinno sprawić, że proces rekrutacji będzie znacznie bardziej wydajny i skuteczny, co, mamy nadzieję, poprawi ogólne wrażenia ze współpracy z nami.
• Ponieważ nowe i lepsze technologie stają się coraz bardziej rozpowszechnione, niektóre z naszych działań związanych z profilowaniem i przetwarzaniem wykorzystujące zautomatyzowane systemy, takie jak opisane powyżej, mogą stanowić zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Oznacza to proces podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany, z ograniczoną interwencją człowieka lub nawet bez udziału człowieka. Będziemy wykorzystywać zautomatyzowane podejmowanie decyzji w odniesieniu do danych osobowych Użytkownika tylko wtedy, gdy uznamy to za konieczne do wykonania działań przedumownych podjętych na żądanie Użytkownika.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Wypełnienie obowiązku prawnego

• W niektórych okolicznościach będziemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych. Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO stanowi, że możemy przetwarzać dane Użytkownika, gdy jest to „niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego” ciążącego na nas.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Udostępnianie danych

• Możemy udostępniać dane osobowe Użytkownika różnym podmiotom, na różne sposoby i z różnych przyczyn. Przede wszystkim będziemy udostępniać informacje dotyczące Użytkownika potencjalnym pracodawcom w celu zwiększenia jego szans zdobycia pracy, na której mu zależy. O ile Użytkownik nie zdecyduje inaczej, możemy również udostępniać jego informacje dowolnej ze spółek naszej grupy i powiązanym podmiotom zewnętrznym, takim jak nasi usługodawcy i wybrane wyszukiwarki ofert pracy, jeżeli uznamy, że pomoże nam to zapewnić Użytkownikowi możliwie najlepszą obsługę.
• Aby zobaczyć pełną listę podmiotów, którym będziemy udostępniać dane osobowe Użytkownika, należy zapoznać się z sekcją „Komu udostępniamy dane osobowe Użytkownika” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

2. Klienci

Niniejsza sekcja Polityki prywatności dotyczy Użytkowników będących Klientami.

Klientami są nasi klienci i inne osoby, którym SoTrust świadczy usługi w ramach swojej działalności lub co do których SoTrust zasadnie uważa, że byłyby zainteresowane naszymi usługami. W pewnych okolicznościach SoTrust świadczy usługi na rzecz indywidualnych pracowników zatrudnionych w organizacjach Klientów, takie jak szkolenia dla personelu dydaktycznego, który pracuje dla Klientów w sektorze edukacyjnym. W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że SoTrust wymaga, aby Klienci zakomunikowali swoim pracownikom odpowiednie sekcje niniejszej Polityki prywatności (tj. te adresowane do Kandydatów, Gości i Użytkowników serwisu).

Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?

Co może zrobić Użytkownik, chcąc dowiedzieć się więcej o tym, jakie dane na jego temat gromadzimy?

Tutaj można znaleźć bardziej szczegółowe omówienie rodzajów danych, które gromadzimy. Dane opisane poniżej mają oczywiście charakter dodatkowy względem wszelkich danych osobowych, do których przetwarzania jesteśmy zobowiązani na mocy prawa w danej sytuacji.

Gromadzone przez nas dane dotyczące Klientów są w rzeczywistości bardzo ograniczone. Zasadniczo potrzebujemy tylko danych kontaktowych Użytkownika lub danych poszczególnych osób kontaktowych w jego organizacji, aby upewnić się, że możemy skontaktować się z nim w sprawie naszych usług, upewnić się, że nasze relacje przebiegają płynnie, a w pewnych okolicznościach świadczyć usługi pracownikom Użytkownika. Posiadamy również informacje dotyczące interakcji online Użytkownika z profilami Kandydatów i innymi materiałami publikowanymi przez SoTrust które wykorzystujemy w celu zapewnienia, aby otrzymywana przez Użytkownika korespondencja marketingowa była istotna i aktualna. Możemy także posiadać dodatkowe informacje, które ktoś z organizacji Użytkownika zdecydował się nam podać. W pewnych okolicznościach, na przykład gdy Użytkownik współpracuje z naszymi zespołami ds. finansów i windykacji, nasze rozmowy z Użytkownikiem mogą być nagrywane, w zależności od obowiązujących lokalnych przepisów i wymogów. Jeżeli będziemy z jakichkolwiek powodów potrzebować dodatkowych danych osobowych, Użytkownik zostanie o tym zawiadomiony.

• Podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe

Dotyczące Użytkownika lub poszczególnych osobach kontaktowych w jego organizacji, w tym:

• imiona i nazwiska;
• nazwy stanowisk;
• numery telefonów;
• adresy e-mail.

• Informacje gromadzone automatycznie
  • informacje dotyczące interakcji online Użytkownika z profilami Kandydatów;
  • informacje dotyczące interakcji online Użytkownika z innymi materiałami publikowanymi przez SoTrust;
  • adres IP;
  • dodatkowe informacje o użytkowaniu, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać; w tym daty, godziny i częstotliwość uzyskiwania dostępu do naszych usług;
  • wybory dokonane przez Użytkownika (np. preferencje marketingowe);
  • raporty Użytkownika;
  • informacje o zarejestrowanych błędach i rozwiązywaniu problemów;
  • informacje o urządzeniu podczas instalacji, uzyskiwania dostępu do naszych usług lub korzystania z nich;
  • dane o przeglądaniu witryn internetowych, np. przeglądane strony (ograniczone do witryn SoTrust);
  • komunikacja e-mailowa z SoTrust;
  • informacje o lokalizacji (wywnioskowane ze stanowisk, adresu IP, historii aplikacji lub danych przechowywanych w systemie);
  • informacje o dostępie do konta (np. numery PIN do celów weryfikacji konta).
• Informacje o Użytkowniku przekazywane przez innych
  • Dodatkowe informacje, które Kandydaci mogą nam przekazać na temat Użytkownika lub które uzyskujemy z innych źródeł zewnętrznych.
• Dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać
  • Dodatkowe informacje, które Użytkownika lub ktoś z jego organizacji zdecydował się nam przekazać, w tym podczas korespondencji z nami za pośrednictwem poczty e-mail lub w inny sposób.

Należy pamiętać, że powyższa lista kategorii danych osobowych, które możemy gromadzić, nie jest wyczerpująca.

W zakresie, w jakim Użytkownik uzyskuje dostęp do naszej witryny lub klika linki w wiadomości e-mail lub wiadomości SMS otrzymanej od nas, gromadzimy również pewne dane Użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, należy zapoznać się z sekcją niniejszej Polityki prywatności dotyczącą poszczególnych kontekstów, która ma zastosowanie do Użytkowników serwisu.

W jaki sposób gromadzimy dane osobowe?

Gromadzimy dane osobowe Klienta na następujące sposoby:

• dane osobowe, które otrzymujemy od Użytkownika;
• dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł; oraz
• dane osobowe, które gromadzimy automatycznie.

Dane osobowe, które otrzymujemy bezpośrednio od Użytkownika

• Mamy wspólny cel – zapewnienie najlepszego personelu dla organizacji Użytkownika. Będziemy otrzymywać dane bezpośrednio od Użytkownika na dwa sposoby:
  • gdy będzie kontaktować się z nami proaktywnie, zwykle telefonicznie lub przez e-mail; lub
  • gdy my będziemy kontaktować się z nim, telefonicznie lub przez e-mail albo, ogólniej, poprzez działania naszych konsultantów w ramach rozwoju działalności.
• Rodzaje informacji, które otrzymujemy od Użytkownika w ten sposób, to m.in.:
  • podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe; oraz
  • dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać.

Zgodnie z opisem w sekcji „Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

Dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł

• W stosownych przypadkach i zgodnie z wszelkimi lokalnymi przepisami i wymogami będziemy szukać więcej informacji o Użytkowniku lub jego współpracownikach z innych źródeł, zazwyczaj w drodze analizy due diligence lub innej analizy rynkowej:
  • z badań rynku przeprowadzonych przez podmiot zewnętrzny oraz z analizy mediów internetowych i innych (które będziemy przeprowadzić sami lub zlecać innej organizacji);
  • od renomowanych dostawców baz danych B2B w zakresie, w jakim jesteśmy w stanie wykorzystać dane z takich źródeł zgodnie z RODO;
  • z list uczestników istotnych wydarzeń; oraz
  • z innych ograniczonych źródeł i od osób trzecich, np. od Kandydatów w zakresie, w jakim przekażą nam dane Użytkownika w charakterze osoby polecającej lub udzielą informacji zwrotnych dotyczących konkretnego przydziału.
• Rodzaje informacji, które otrzymujemy w ten sposób na temat Użytkownika, mogą obejmować dotyczące go informacje dostarczane przez innych, zgodnie z opisem w sekcji „Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

Dane osobowe, które gromadzimy za pośrednictwem witryny internetowej lub za pośrednictwem linków i wiadomości e-mail

• W zakresie, w jakim Użytkownik uzyskuje dostęp do naszej witryny internetowej lub czyta bądź klika wiadomość e-mail lub wiadomość SMS od nas, w stosownych przypadkach i zgodnie z lokalnymi przepisami i wymogami, będziemy również gromadzić jego dane automatycznie lub od przekazującego je nam Użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z sekcją niniejszej Polityki prywatności dotyczącą poszczególnych kontekstów, która ma zastosowanie do Użytkowników serwisu.
• Rodzaje informacji na temat Użytkownika, które gromadzimy w ten sposób, obejmują „Informacje gromadzone automatycznie”, opisane w sekcji „Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

W jaki sposób wykorzystujemy dane osobowe Użytkownika?

Informacje o Kliencie wykorzystujemy do celów:

• świadczenia usług;
• działań marketingowych; oraz
• do pomocy w określeniu, wykonaniu lub obronie roszczeń prawnych.

Świadczenie usług

• Nasze usługi obejmują zasadniczo: (i) zapewnianie Użytkownikowi Kandydatów; oraz (ii) usługi konsultacyjne i doradcze. Poniżej wymieniliśmy różne sposoby, na jakie wykorzystujemy dane Użytkownika w tym celu.
• W większości przypadków będziemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika do powyższych celów, jeżeli uznamy to za konieczne ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes.
• 6 ust. 1 lit. f) RODO stanowi, że możemy przetwarzać dane Użytkownika, jeżeli jest to „niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności Użytkownika, wymagające ochrony danych osobowych”.
• Uważamy, że żadne z działań, w odniesieniu do których powołujemy się na prawnie uzasadniony interes, nie przynosi żadnego uszczerbku Klientom. Użytkownik ma jednakże prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych osobowych na tej zasadzie. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak z niego skorzystać, należy zapoznać się z sekcją „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Działania marketingowe

• Z zastrzeżeniem wszelkich obowiązujących lokalnych przepisów prawa i wymogów nie będziemy automatycznie prosić Użytkownika o zgodę na przesyłanie materiałów marketingowych na firmowy adres pocztowy lub e-mailowy.
• Jeśli Użytkownik nie jest zadowolony, ma prawo zrezygnować z otrzymywania od nas materiałów marketingowych. Więcej informacji o tym, jak to zrobić, można znaleźć w sekcji „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów w zakresie działań marketingowych.

Profilowanie, algorytmy i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

• Profilowanie to rodzaj przetwarzania, który pozwala nam lepiej zrozumieć gromadzone informacje na temat Użytkownika, pomagające nam opracować dla niego spersonalizowany „profil”. Pomaga nam to lepiej zrozumieć, jaki jest preferowany przez Użytkownika sposób wchodzenia w interakcje z nami i naszymi usługami, jakie rodzaje wniosków Użytkownik chce do nas skierować i, oczywiście, co mu nie odpowiada. Celem tego zbudowanego przez nas spersonalizowanego profilu jest umożliwienie świadczenia Użytkownikowi jak najlepszych usług i maksymalizacja szans, że będziemy w stanie szybko i skutecznie zapewnić mu dostęp do treści, które najprawdopodobniej będą dla niego istotne i pomocne.
• Będziemy stosować metody profilowania w odniesieniu do danych osobowych Użytkownika, jeśli uznamy, że jest to konieczne ze względu na nasze prawnie uzasadnione interesów, jak wyszczególniono w poniższej tabeli. Jeśli Użytkownik nie jest zadowolony, w pewnych okolicznościach ma prawo do sprzeciwu. Więcej o tym, jak i kiedy to zrobić, można dowiedzieć się w sekcji „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Ponieważ nowe i lepsze technologie stają się coraz bardziej rozpowszechnione, niektóre z naszych działań związanych z profilowaniem i przetwarzaniem wykorzystujące zautomatyzowane systemy, takie jak opisane powyżej, mogą stanowić zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Oznacza to proces podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany, z ograniczoną interwencją człowieka lub nawet bez udziału człowieka. Będziemy wykorzystywać zautomatyzowane podejmowanie decyzji w odniesieniu do danych osobowych Użytkownika tylko wtedy, gdy uznamy to za konieczne do wykonania działań przedumownych podjętych na żądanie Użytkownika.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Udostępnianie danych

• Będziemy udostępniać dane Użytkownika: (i) przede wszystkim aby zapewnić mu odpowiednią pulę Kandydatów i/lub świadczyć Użytkownikowi usługi konsultacyjne i doradcze. O ile Użytkownik nie zdecyduje inaczej, możemy w tych celach udostępniać jego dane dowolnej ze spółek naszej grupy i powiązanym podmiotom zewnętrznym, takim jak nasi usługodawcy.
• Aby zobaczyć dokładniejszą listę podmiotów, którym będziemy udostępniać dane osobowe Użytkownika, należy zapoznać się z sekcją „Komu udostępniamy dane osobowe Użytkownika” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności. Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

3. Dostawcy i inne osoby trzecie

Niniejsza sekcja Polityki prywatności dotyczy Użytkowników będących Dostawcami.

Do Dostawców zaliczamy spółki i przedsiębiorstwa (w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) i nietypowych pracowników, takich jak niezależni wykonawcy i freelancerzy, którzy świadczą usługi na rzecz SoTrust. W pewnych okolicznościach SoTrust podzleca usługi świadczone na rzecz Klientów zewnętrznym dostawcom, którzy wykonują usługi w imieniu SoTrust. W tym kontekście Dostawcy będący indywidualnymi wykonawcami, freelancerami lub pracownikami Dostawców będą traktowani jak Kandydaci do celów ochrony danych. W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że SoTrust wymaga, aby Dostawcy zakomunikowali swoim pracownikom właściwe sekcje niniejszej Polityki prywatności (tj. te adresowane do Kandydatów).

Niniejsza sekcja Polityki prywatności ma również zastosowanie do innych stron, z którymi łączy nas relacja biznesowa lub inna (od inwestorów po organizacje charytatywne).

Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?

Nie gromadzimy wielu danych na temat Dostawców i innych osób trzecich, z którymi prowadzimy relacje biznesowe  – po prostu musimy upewnić się, że nasza relacja przebiega bezproblemowo. Gromadzimy dane osób kontaktowych w ramach organizacji Użytkownika, takie jak imiona i nazwiska, numery telefonów i adresy e-mail; Gromadzimy również dane rachunków bankowych, abyśmy mogli zapłacić Użytkownikowi. Możemy także posiadać dodatkowe informacje, które ktoś z organizacji Użytkownika zdecydował się nam podać.

Podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe

Dotyczące Użytkownika lub poszczególnych osobach kontaktowych w jego organizacji, w tym:

• imiona i nazwiska;
• nazwy stanowisk;
• numery telefonów;
• adresy e-mail;
• dane firmowego rachunku bankowego;
• numer identyfikacyjny.

• Informacje o Użytkowniku przekazywane przez innych
  • Dodatkowe informacje, które Kandydaci lub Klienci mogą nam przekazać na temat Użytkownika lub które uzyskujemy z innych źródeł zewnętrznych.
• Dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać
  • Dodatkowe informacje, które Użytkownika lub ktoś z jego organizacji zdecydował się nam przekazać, w tym podczas korespondencji z nami za pośrednictwem poczty e-mail lub w inny sposób.

Należy pamiętać, że powyższa lista kategorii danych osobowych, które możemy gromadzić, nie jest wyczerpująca.

W zakresie, w jakim Użytkownik uzyskuje dostęp do naszej witryny lub klika linki w wiadomości e-mail lub wiadomości SMS otrzymanej od nas, gromadzimy również pewne dane Użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, należy zapoznać się z sekcją niniejszej Polityki prywatności dotyczącą poszczególnych kontekstów, która ma zastosowanie do Użytkowników serwisu.

W jaki sposób gromadzimy dane osobowe?

Gromadzimy dane osobowe Dostawcy i innych osób trzecich w następujący sposób:

• dane osobowe, które otrzymujemy od Użytkownika; oraz
• dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł.

Dane osobowe, które otrzymujemy bezpośrednio od Użytkownika

• Będziemy otrzymywać dane bezpośrednio od Użytkownika na dwa sposoby:
  • gdy będzie kontaktować się z nami proaktywnie, zwykle telefonicznie lub przez e-mail; lub
  • gdy my będziemy kontaktować się z nim, telefonicznie lub przez e-mail.
• Rodzaje informacji, które otrzymujemy od Użytkownika w ten sposób, to m.in.:
  • podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe; oraz
  • dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać.

Zgodnie z opisem w sekcji „Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

Dane osobowe, które uzyskujemy z innych źródeł

• W stosownych przypadkach i zgodnie z wszelkimi lokalnymi przepisami i wymogami będziemy szukać więcej informacji o Użytkowniku lub jego współpracownikach z innych źródeł, zazwyczaj w drodze analizy due diligence lub innej analizy rynkowej:
  • z badań rynku przeprowadzonych przez podmiot zewnętrzny oraz z analizy mediów internetowych i innych (które będziemy przeprowadzić sami lub zlecać innej organizacji);
  • z list uczestników istotnych wydarzeń; oraz
  • z innych ograniczonych źródeł i stron trzecich.
• Rodzaje informacji, które otrzymujemy w ten sposób na temat Użytkownika, mogą obejmować dotyczące go informacje dostarczane przez innych, zgodnie z opisem w sekcji „Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

W jaki sposób wykorzystujemy dane osobowe Użytkownika?

• W większości przypadków będziemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika do powyższych celów, jeżeli uznamy to za konieczne ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes.
• Nie będziemy automatycznie prosić o zgodę Użytkownika na przesyłanie komunikatów marketingowych na korporacyjny adres pocztowy lub e-mail.
• W większości przypadków będziemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika do powyższych celów, jeżeli uznamy to za konieczne ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO stanowi, że możemy przetwarzać dane Użytkownika, jeżeli jest to „niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności Użytkownika, wymagające ochrony danych osobowych”.
• Nie uważamy, aby którekolwiek z poniższych działań w jakikolwiek sposób przynosiło uszczerbek Dostawcom lub innym stronom trzecim. Użytkownik ma jednakże prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych osobowych na tej zasadzie. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak z niego skorzystać, należy zapoznać się z sekcją „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

• abyśmy mogli kontaktować się z nim w sprawie stosowanych przez nas rozwiązań.

Gromadzenie i przetwarzanie danych w trakcie i w zakresie niezbędnym do otrzymania wsparcia i usług od Dostawców oraz utrzymywania relacji biznesowych z innymi podmiotami trzecimi.

• podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe;
• dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać.

Prawnie uzasadnione interesy, tj. w naszym i Użytkownika interesie leży:

• otrzymywanie od Użytkownika, w określonych okolicznościach, informacji o jego usługach;
• utrzymywanie z Użytkownikiem relacji biznesowych.

Jeśli Użytkownik jest osobą fizyczną (tj. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą) bądź zawarł lub zamierza zawrzeć z nami umowę lub jeśli składa wniosek w związku z jej zawarciem, możemy powoływać się na umowę jako podstawę prawną.

W ograniczonych okolicznościach konieczne może być z naszej strony traktowanie jako podstawy prawnej obowiązku prawnego w zakresie, w jakim obowiązujące prawo wymaga od nas przeprowadzania różnych kontroli w odniesieniu do naszych. Rzeczywiście wykorzystane informacje zależą od faktycznych okoliczności, ale mogą obejmować:

• podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe;
• informacje o Użytkowniku przekazywane przez innych;
• dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać.

Prawnie uzasadnione interesy, tj. w naszym interesie jest szukanie i otrzymanie porady prawnej, jeśli jej potrzebujemy, oraz ochrona siebie w kontekście sporów sądowych i innych.

W niektórych jurysdykcjach zastosowanie internetowego procesu weryfikacji tożsamości wideo w celu potwierdzenia tożsamości Dostawcy lub strony trzeciej i udokumentowanie tego procesu.

• podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe (w tym kopia prawa jazdy i/lub paszportu / dowodu osobistego);
• dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać;
• nagranie wideo.

O ile odbywa się to w jurysdykcji Użytkownika, zwrócimy się do niego o zgodę przed rozpoczęciem nagrywania, ale zakładamy:

• wypełnienie obowiązku prawnego w zakresie, w jakim obowiązujące prawo wymaga od nas weryfikacji tożsamości Użytkownika (np. w kontekście usług płatniczych);
• prawnie uzasadniony interes w zakresie, w jakim nie jesteśmy prawnie zobowiązani do weryfikacji tożsamości Użytkownika, przy czym w naszym prawnie uzasadnionym interesie leży utrzymanie wewnętrznych standardów zgodności.

Udostępnianie danych

• Jeśli zidentyfikowaliśmy Użytkownika jako Dostawcę lub inną stronę trzecią i o ile nie określi on inaczej, możemy udostępniać jego dane dowolnej ze spółek należących do naszej grupy i powiązanym podmiotom zewnętrznym, takim jak nasi usługodawcy, w celu kontaktowania się z Użytkownikiem w sprawie naszych usług.
• Zasadniczo będziemy opierać się na tych samych podstawach prawnych, o których wspominaliśmy w powyższej sekcji.
• Aby zobaczyć pełną listę podmiotów, którym będziemy udostępniać dane osobowe Użytkownika, należy zapoznać się z sekcją „Komu udostępniamy dane osobowe Użytkownika” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

4. OSOBY, KTÓRYCH DANE OTRZYMUJEMY OD KANDYDATÓW

Niniejsza sekcja Polityki prywatności dotyczy Użytkowników będących Osobami, których dane otrzymujemy od Kandydatów i Personelu lub Współpracowników SoTrust.

Jakiego rodzaju i w jaki sposób gromadzimy dane osobowe?

Jedyne, czego potrzebujemy od osób polecających, to potwierdzenie tego, co wiedzą na temat naszego Kandydata lub potencjalnego członka Personelu lub Współpracownika, aby mógł on zdobyć pracę, na której mu zależy. Aby poprosić o referencje, potrzebujemy oczywiście danych kontaktowych osoby polecającej (imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu).

Będziemy gromadzić informacje o Użytkowniku, takie jak data urodzenia, dane kontaktowe lub informacje dotyczące przebiegu kariery zawodowej.

Podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe

• imię i nazwisko;
• wiek / data urodzenia;
• stan cywilny;
• dane kontaktowe;

• Informacje o Użytkowniku przekazywane przez innych
  • dodatkowe informacje, które osoba polecająca Użytkownika zdecyduje się nam podać;
  • dodatkowe informacje, które członek Personelu może nam przekazać na temat Użytkownika.
• Dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać
  • wszelkie inne informacje, które Użytkownik może nam przekazać, w tym w trakcie korespondencji z nami za pośrednictwem poczty e-mail lub w inny sposób.

Należy pamiętać, że powyższa lista kategorii gromadzonych przez nas danych osobowych nie jest wyczerpująca. W zakresie, w jakim Użytkownik uzyskuje dostęp do naszej witryny internetowej lub klika dowolne łącza w otrzymanej od nas wiadomości e-mail, będziemy również gromadzić określone dane od Użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, należy zapoznać się z sekcją niniejszej Polityki prywatności dotyczącą poszczególnych kontekstów, która ma zastosowanie do Użytkowników serwisu.

W jaki sposób wykorzystujemy dane osobowe Użytkownika?

Będziemy wykorzystywać informacje przekazane nam przez Kandydatów lub Personel wyłącznie w następujących celach:

• jeśli Kandydat lub potencjalny członek Personelu wskazał Użytkownika jako osoba polecająca, skontaktujemy się z Użytkownikiem w celu uzyskania referencji lub przekażemy jego dane stronie trzeciej, aby zrobiła to w naszym imieniu. W przypadku gdy Użytkownik zostanie poproszony o przedstawienie referencji na podstawie doświadczenia zawodowego Kandydata i jeśli uważamy, że Użytkownik może być zainteresowany zostaniem naszym Klientem, możemy również wykorzystać jego dane, aby skontaktować się z nim w sprawie tej alternatywnej roli (z zastrzeżeniem wszelkich lokalnych przepisów i wymogów).

Możemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika do tych celów, jeżeli uznamy to za konieczne ze względu na nasze prawnie uzasadnione interesy i zgodnie z właściwymi przepisami prawa pracy.

Jeśli Użytkownik nie jest zadowolony, ma prawo do sprzeciwu. Więcej o tym, jak z niego skorzystać, można dowiedzieć się w sekcji „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.

Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Udostępnianie danych

• O ile Użytkownik nie zdecyduje inaczej, możemy również udostępniać jego dane dowolnej z ze spółek naszej grupy i powiązanym podmiotom zewnętrznym, takim jak nasi usługodawcy i organizacje, na rzecz których świadczymy usługi.
• Aby zobaczyć pełną listę podmiotów, którym będziemy udostępniać dane osobowe Użytkownika, należy zapoznać się z sekcją „Komu udostępniamy dane osobowe Użytkownika” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

5. Użytkownicy serwisu

Niniejsza sekcja Polityki prywatności dotyczy Użytkowników serwisu.

Użytkownicy serwisu to wszystkie osoby uzyskujące dostęp do którejkolwiek z witryn internetowych SoTrust.

Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?

Gromadzimy ograniczoną ilość danych Użytkowników serwisu w celu poprawienia ich doświadczenia podczas korzystania z naszej witryny internetowej i ułatwienia zarządzania świadczonymi przez nas usługami. Obejmuje to takie informacje, jak sposób korzystania z naszej witryny internetowej, częstotliwość wchodzenia na naszą witrynę internetową, rodzaj przeglądarki Użytkownika, lokalizacja, z której przegląda naszą witrynę internetową, wybrany przez niego język i godziny, w jakich nasza witryna internetowa jest najpopularniejsza. Jeśli Użytkownik kontaktuje się z nami za pośrednictwem witryny internetowej lub korzystać z jakiejkolwiek innej oferty naszej witryny internetowej, będziemy gromadzić wszelkie informacje, które nam przekazuje, na przykład imię i nazwisko oraz dane kontaktowe:

• Podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • imiona i nazwiska;
  • numery telefonów;
  • adresy e-mail.
• Informacje gromadzone automatycznie
  • informacje dotyczące interakcji Użytkownika online z materiałami opublikowanymi przez SoTrust;
  • adres IP;
  • dodatkowe informacje o użytkowaniu, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać; w tym daty, godziny i częstotliwość uzyskiwania dostępu do naszych usług oraz lokalizacji, z której uzyskuje dostęp;
  • wybory dokonane przez Użytkownika;
  • raporty Użytkownika;
  • informacje o zarejestrowanych błędach i rozwiązywaniu problemów;
  • informacje o urządzeniu podczas instalacji, uzyskiwania dostępu do naszych usług lub korzystania z nich;
  • informacje o dostępie do konta (np. numery PIN do celów weryfikacji konta).
• Dodatkowe informacje, które Użytkownik zdecyduje się nam przekazać
  • Wszelkie inne informacje, które Użytkownik może nam przekazać, w tym w trakcie korespondencji z nami za pośrednictwem poczty e-mail lub w inny sposób.

Należy pamiętać, że powyższa lista kategorii danych osobowych, które możemy gromadzić, nie jest wyczerpująca.

W jaki sposób gromadzimy dane osobowe?

Kiedy Użytkownik odwiedza naszą witrynę internetową, automatycznie gromadzimy pewne informacje, niezależnie od tego, czy zdecyduje się on korzystać z naszych usług, a mianowicie adres IP, datę i godzinę oraz częstotliwość uzyskiwania dostępu do witryny internetowej, sposób, w jaki Użytkownik przegląda ich zawartość i inne informacje techniczne. Będziemy również gromadzić dane od Użytkownika, gdy będzie kontaktował się z nami za pośrednictwem witryny internetowej, na przykład za pomocą funkcji czatu lub jakiejkolwiek innej oferty naszej witryny internetowej.

Gromadzimy dane Użytkownika automatycznie za pomocą plików cookie lub podobnych technologii, takich jak piksele śledzące i HTML5 Local Storage, zgodnie z ustawieniami plików cookie, które Użytkownik określa za pomocą linku „Preferencje dotyczące plików cookie” na górze lub na dole strony lub w ustawieniach swojej przeglądarki. Jeżeli Użytkownik jest również Kandydatem lub Klientem Sotrust, wykorzystamy dane dotyczące korzystania przez niego z naszych witryn internetowych w celu poprawy innych aspektów komunikacji z Użytkownikiem lub obsługi. Aby dowiedzieć się więcej o plikach cookie lub podobnych technologiach, w tym o tym, jak ich używamy i jakie Użytkownik ma możliwości wyboru, należy zapoznać się z sekcją „Pliki cookie” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.

Rodzaje informacji, które gromadzimy na temat Użytkownika w ten sposób, to m.in.:

• podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe; oraz
• informacje gromadzone automatycznie.

Zgodnie z opisem w sekcji „Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy?” powyżej.

W jaki sposób wykorzystujemy dane osobowe Użytkownika?

Wykorzystujemy dane Użytkownika do:

• świadczenia Użytkownikowi usługi, w której się zarejestrował, lub usług, z których korzystał, np. wysyłania mu biuletynu lub uczestnictwa w ankiecie internetowej;
• ochrony naszych Systemów przed atakami i innymi nielegalnymi działaniami; oraz
• poprawy doświadczenia związanego z korzystaniem z naszej witryny internetowej np. przez analizowanie stosowanych ostatnio przez Użytkownika kryteriów wyszukiwania miejsc pracy, co pomoże nam przedstawiać Użytkownikowi oferty pracy lub Kandydatów, którymi naszym zdaniem będzie zainteresowany.

Możemy wykorzystywać dane osobowe Użytkownika do tych celów, jeżeli uznamy to za konieczne ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes. Jeśli Użytkownik nie jest zadowolony, ma prawo do sprzeciwu. Więcej o tym, jak z niego skorzystać, można dowiedzieć się w sekcji „Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.

Aby dowiedzieć się więcej o plikach cookie lub podobnych technologiach, w tym o tym, jak ich używamy i jakie Użytkownik ma możliwości wyboru, należy zapoznać się z sekcją „Pliki cookie” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności.

Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Udostępnianie danych

• O ile Użytkownik nie zdecyduje inaczej, możemy również udostępniać jego dane dowolnej ze spółek naszej grupy i powiązanym podmiotom zewnętrznym, takim jak nasi usługodawcy i organizacje, na rzecz których świadczymy usługi.
• Zasadniczo będziemy opierać się na tych samych podstawach prawnych, o których wspominaliśmy w powyższej sekcji.
• Aby zobaczyć pełną listę podmiotów, którym będziemy udostępniać dane osobowe Użytkownika, należy zapoznać się z sekcją „Komu udostępniamy dane osobowe Użytkownika” w Ogólnych informacjach o prywatności, w niniejszej Polityce prywatności. Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów.

Ogólne informacje o prywatności

1. Komu udostępniamy dane osobowe Użytkownika?

W stosownych przypadkach i zgodnie z lokalnymi przepisami i wymogami zasadniczo udostępniamy dane osobowe Użytkownika następującym kategoriom osób:

• każdej ze spółek należących do naszej grupy;
• odpowiednim współpracownikom w SoTrust;
• osobom i organizacjom, które przechowują informacje związane z referencjami Użytkownika lub jego podaniem o pracę u nas, takim jak obecni, byli lub potencjalni pracodawcy, edukatorzy i organy egzaminacyjne oraz agencje zatrudnienia i rekrutacji;
• organom skarbowym, audytorskim i innym, jeżeli uważamy w dobrej wierze, że prawo lub inne regulacje zobowiązują nas do udostępnienia tych danych (na przykład na żądanie organu skarbowego lub w związku z jakimkolwiek przewidywanym postępowaniem sądowym);
• usługodawcom (zewnętrznym lub spółkom należącym do grupy), którzy wykonują funkcje w naszym imieniu (w tym zewnętrznym konsultantom i profesjonalnym doradcom, takim jak prawnicy, audytorzy i księgowi, pracownicy administracji, wsparcia technicznego i konsultanci IT testujący i rozwijający nasze biznesowe Systemy technologiczne);
• zewnętrznym dostawcom usług IT i programów do przechowywania dokumentów, jeżeli zawarliśmy odpowiednią umowę o przetwarzaniu danych (lub podobne zabezpieczenie);
• platformom technologii marketingowych i ich dostawcom; oraz
• jeśli SoTrust połączy się z inną firmą lub zostanie przejęta przez inną firmę (lub prowadzi znaczące dyskusje na temat takiej możliwości), możemy udostępnić dane osobowe Użytkownika (potencjalnym) nowym właścicielom firmy lub działalności.

Istnieją również pewne kategorie osób, którym udostępniamy dane osobowe Użytkownika, jeśli jest Kandydatem, Osobą, której dane otrzymujemy (np. osobą polecającą).

Kandydaci:

Jeśli Użytkownik jest Kandydatem, możemy również udostępniać jego dane osobowe następującym kategoriom osób:

• potencjalnym pracodawcom i innym agencjom/organizacjom rekrutacyjnym, aby zwiększyć szanse Użytkownika na znalezienie zatrudnienia;
• partnerom zewnętrznym, serwisom ogłoszeń o pracy, platformom z ofertami pracy, wyszukiwarkom ofert pracy, dostawcom oprogramowania i bazom danych w chmurze, jeśli naszym zdaniem zwiększy to szanse na znalezienie odpowiedniej pracy lub ogólnie usprawnienie procesów rekrutacyjnych;
• osobom trzecim, którym zleciliśmy świadczenie usług takich jak weryfikacja referencji, kwalifikacji i karalności, w zakresie, w jakim weryfikacje te są odpowiednie i zgodne z lokalnymi przepisami prawa;
• audytorom wewnętrznym i zewnętrznym naszych Klientów, gdy jesteśmy zobowiązani udostępnić im te dane na żądanie w celu wypełnienia zobowiązań umownych lub regulacyjnych; oraz
• stronom trzecim pomagającym nam w rozwijaniu usług i procedur w celu optymalizacji procesu selekcji Kandydatów przez poprawę jakości i efektywności usług rekrutacji.

Osoby, których dane otrzymujemy:

Jeśli Użytkownik jest osobą polecającą jednego z Kandydatów, możemy również udostępniać jego dane osobowe następującym kategoriom osób:

• osobom trzecim, którym zleciliśmy świadczenie usług takich jak weryfikacja referencji, kwalifikacji i karalności, w zakresie, w jakim weryfikacje te są odpowiednie i zgodne z lokalnymi przepisami prawa; oraz
• audytorom wewnętrznym i zewnętrznym naszych Klientów, gdy jesteśmy zobowiązani udostępnić im te dane na żądanie w celu wypełnienia zobowiązań umownych lub regulacyjnych.

2. W jaki sposób chronimy dane osobowe Użytkownika?

• Jesteśmy zobowiązani do podejmowania wszystkich uzasadnionych i odpowiednich środków w celu ochrony posiadanych informacji osobowych przed nadużyciem, utratą lub nieupoważnionym dostępem. W tym celu wdrożyliśmy szereg odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Obejmują one środki mające na celu zaradzenie podejrzewanemu naruszeniu ochrony danych.
• Jeżeli Użytkownik podejrzewa jakiekolwiek nadużycie, utratę lub nieupoważniony dostęp do jego informacji osobowych, należy niezwłocznie nas o tym powiadomić, pisząc na biuro@sotrust.pl

3. Jak długo przechowujemy dane osobowe Użytkownika?

• Określając odpowiedni okres przechowywania w przypadku różnych rodzajów danych osobowych, zawsze bierzemy pod uwagę ilość, charakter i wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkody wynikającej z nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia tych danych osobowych, cele, dla których musimy je przetwarzać oraz to, czy możemy osiągnąć te cele za pomocą innych środków (oprócz zapewnienia, że przestrzegamy naszych obowiązków prawnych, regulacyjnych i dotyczących zarządzania ryzykiem, jak opisano powyżej).
• Poniżej przedstawiamy praktyki przechowywania, które stosujemy wobec określonych kategorii osób.

Kandydaci:

• Jeśli Użytkownik jest Kandydatem, będziemy przechowywać jego dane osobowe w naszych Systemach przez okres do dwóch lat od momentu pozyskania takich danych osobowych lub późniejszego istotnego kontaktu z Użytkownikiem (lub, w stosownych przypadkach, z firmą, w której pracuje). Po tym okresie prawdopodobnie dane Użytkownika nie będą już przydatne do celów, do których zostały zgromadzone. Możemy przechowywać dane osobowe Użytkownika w naszych Systemach przez dłuższy okres, jeśli uważamy w dobrej wierze, że musimy to zrobić, np. ze względu na nasze zobowiązania wobec organów podatkowych lub w związku z przewidywanym sporem sądowym.
• Uznamy, że w tym kontekście nawiązaliśmy z Użytkownikiem znaczący kontakt, jeśli np. prześle nam CV za pośrednictwem naszej witryny internetowej, weźmie udział w którymkolwiek z naszych szkoleń online, skontaktuje się z nami w sprawie potencjalnych stanowisk (w formie ustnej lub pisemnej) lub kliknie link w naszej komunikacji marketingowej. Otrzymanie, otwarcie lub przeczytanie przez Użytkownika wiadomości e-mail lub innej wiadomości cyfrowej od nas nie będzie uważane za znaczący kontakt do tych celów, chyba że Użytkownik kliknie link lub odpowie natychmiast – uznamy, że mieliśmy z nim znaczący kontakt tylko wtedy, gdy sam podejmie pozytywne działanie.
• W przypadku Kandydatów, którym usługi są świadczone za pośrednictwem firmy zewnętrznej lub innego podmiotu, znaczący kontakt z Użytkownikiem oznacza znaczący kontakt z firmą lub podmiotem, który świadczy usługi Użytkownikowi. Jeżeli zostaniemy powiadomieni przez taką firmę lub podmiot, że nie ma już takiego związku z Użytkownikiem, będziemy przechowywać jego dane nie dłużej niż dwa lata od tego momentu lub, jeśli nastąpi to później, przez okres dwóch lat od momentu, w którym po raz ostatni mieliśmy znaczący kontakt bezpośrednio z Użytkownikiem.
• Jeśli Użytkownik jako Kandydat wyraźnie zaznaczył, że woli, abyśmy nie przechowywali jego danych osobowych, usuniemy je z naszych Systemów, chyba że w dobrej wierze uznamy, że musimy je zachować, np. z powodu naszych zobowiązań wobec organów podatkowych lub w związku z ewentualnym przewidywanym sporem sądowym.

Klienci i Dostawcy:

• Jeśli Użytkownik jest Klientem lub Dostawcą, zachowamy jego dane osobowe w celu świadczenia mu usług lub otrzymywania usług od niego bądź dostarczania mu informacji o naszych usługach, które naszym zdaniem mogą go zainteresować.
• Jeśli Użytkownik wyraźnie zaznaczył, że nie jest zainteresowany naszymi usługami, wówczas usuniemy jego dane osobowe z naszych Systemów, chyba że w dobrej wierze uznamy, że musimy je zachować, np. z powodu naszych zobowiązań wobec organów podatkowych lub w związku z ewentualnym przewidywanym sporem sądowym.

Użytkownicy serwisu:

• Jeśli Użytkownik jest Użytkownikiem serwisu, będziemy przechowywać jego adres IP i wszelkie inne informacje wymagane do obsługi witryny lub naszych aplikacji mobilnych przez 365 dni.

Inne kategorie osób:

• W pozostałych przypadkach będziemy przechowywać dane Użytkownika tak długo, jak będzie to konieczne do osiągnięcia celu, w którym zostały zgromadzone lub przetworzone. Po upływie tego czasu lub jeśli Użytkownik wyraźnie zaznaczył, że nie jest zainteresowany jedną z usług naszej witryny internetowej lub aplikacji mobilnych, usuniemy te dane z naszych Systemów, chyba że w dobrej wierze uznamy, że musimy je zachować, np. z powodu naszych zobowiązań wobec organów podatkowych lub w związku z ewentualnym przewidywanym sporem sądowym.

4. Jak uzyskać dostęp do przekazanych nam danych osobowych, poprawić je lub wycofać?

• Jednym z głównych celów RODO jest ochrona i doprecyzowanie praw obywateli UE i osób przebywających w UE w zakresie ochrony danych. Oznacza to, że Użytkownik zachowuje różne prawa względem swoich danych, nawet po ich przekazaniu do nas. Są one opisane szczegółowo poniżej.
• Aby dowiedzieć się więcej o tych prawach, należy skontaktować się znam biuro@sotrust.pl

Postaramy się rozwiązać wszelkie wątpliwości bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż jeden miesiąc (z zastrzeżeniem ewentualnych przedłużeń terminu z mocy prawa). Należy zwrócić uwagę, że możemy przechowywać korespondencję Użytkownika, aby ułatwić rozwiązanie jakichkolwiek zgłoszonych problemów.

• Prawo do sprzeciwu:prawo to umożliwia Użytkownikowi sprzeciwienie się przetwarzaniu przez nas jego danych osobowych, jeżeli robimy to z jednego z następujących czterech powodów: (i) nasze prawnie uzasadnione interesy; (ii) umożliwienie nam realizacji zadania w interesie publicznym lub w ramach działań organów publicznych; (iii) przesyłanie materiałów marketingu bezpośredniego; oraz (iv) do celów naukowych, historycznych, badawczych lub statystycznych.
• Powyższe kategorie „prawnie uzasadnionych interesów” i „marketingu bezpośredniego” najczęściej mają zastosowanie do Użytkowników serwisu, Kandydatów, Klientów i Dostawców. Jeżeli sprzeciw dotyczy przetwarzania przez nas danych osobowych Użytkownika, ponieważ uznajemy to za konieczne dla jego uzasadnionych interesów, musimy zastosować się do sprzeciwu poprzez zaprzestanie działań, o których mowa, chyba że:
  • możemy udowodnić, że mamy ważne, uzasadnione podstawy przetwarzania, które przeważają nad interesami Użytkownika; lub
  • przetwarzamy dane do celów ustalenia, wykonania lub obrony roszczenia prawnego.
• Jeżeli sprzeciw Użytkownika dotyczy marketingu bezpośredniego, musimy zastosować się do jego sprzeciwu poprzez zaprzestanie tych działań.
• Prawo do wycofania zgody:jeżeli otrzymaliśmy od Użytkownika zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych do celów określonych działań (np. ustaleń marketingowych lub automatycznego profilowania), może on wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, a my zaprzestaniemy takich działań, na które uprzednio Użytkownik wyraził zgodę, chyba że uważamy, iż istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania danych Użytkownika w tym celu, o czym powiadomimy Użytkownika.
• Wnioski osób, których dane dotyczą, o udostępnienie danych:Użytkownik może w dowolnym momencie poprosić nas o potwierdzenie, jakie informacje posiadamy na jego temat, oraz zażądać zmiany, aktualizacji lub usunięcia takich informacji. Możemy poprosić Użytkownika o weryfikację jego tożsamości i o podanie dodatkowych informacji dotyczących złożonego wniosku. Jeżeli udostępnimy Użytkownikowi posiadane przez nas dane na jego temat, nie obciążymy go kosztami z tego tytułu, chyba że wniosek jest „w sposób oczywisty nieuzasadniony lub nadmierny”. Jeżeli Użytkownik zażąda od nas dodatkowych kopii tych informacji, możemy obciążyć go uzasadnionymi kosztami administracyjnymi. Możemy odrzucić wniosek Użytkownika, jeżeli prawo na to zezwala. Jeżeli odrzucimy wniosek Użytkownika, zawsze pozna on uzasadnienie naszej decyzji.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów dotyczących wniosków osób, których dane dotyczą, o udostępnienie danych i możemy odrzucić wniosek Użytkownika zgodnie z takimi przepisami.
• Prawo do wymazania:w pewnych okolicznościach Użytkownik prawo żądać wymazania danych na swój temat. Informacje muszą zazwyczaj spełniać następujące kryteria:
  • dane nie są już niezbędne do celów, w których były pierwotnie gromadzone i/lub przetwarzane;
  • jeżeli Użytkownik wcześniej udzielił zgody na przetwarzanie przez nas danych, wycofał ją i nie istnieje inna zasadna przyczyna kontynuowania przez nas przetwarzania;
  • dane były przetwarzane bezprawnie (czyli w sposób niezgodny z RODO);
  • konieczne jest wymazanie danych w celu spełnienia przez nas naszych zobowiązań prawnych jako administratora danych; lub
  • jeżeli przetwarzamy dane, ponieważ uważamy to za konieczne dla naszych uzasadnionych interesów, Użytkownik sprzeciwia się przetwarzaniu i nie jesteśmy w stanie wykazać przeważających uzasadnionych przyczyn dalszego przetwarzania.
• Należy pamiętać, że w niektórych jurysdykcjach, w których działamy, przestrzegamy dodatkowych lokalnych przepisów prawa i wymogów dotyczących prawa osób, których dane dotyczą, do wymazania danych i możemy odrzucić wniosek Użytkownika zgodnie z lokalnymi przepisami prawa. 
• Jesteśmy uprawnieni do odrzucenia złożonego wniosku wyłącznie z następujących przyczyn:
  • skorzystanie z prawa wolności wypowiedzi i informacji;
  • spełnienie zobowiązania prawnego, realizacja zadania w interesie publicznym w ramach działań organów publicznych;
  • do celów zdrowia publicznego w interesie publicznym;
  • do celów archiwizacyjnych, badawczych lub statystycznych; lub
  • w celu realizacji lub obrony roszczenia prawnego.
• Stosując się do zasadnego wniosku o wymazanie danych, podejmiemy wszelkie uzasadnione, wykonalne środki w celu usunięcia właściwych danych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: w pewnych okolicznościach Użytkownik ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania przez nas danych na swój temat. Oznacza to, że możemy kontynuować przechowywanie danych Użytkownika i nie będziemy mogli wykonywać żadnych dalszych działań z zakresu ich przetwarzania wyłącznie do momentu: (i) ustąpienia jednej z okoliczności wymienionych poniżej; (ii) udzielenia przez Użytkownika zgody; lub (iii) konieczności dalszego przetwarzania albo w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych, ochrony praw innej osoby, albo z powodu ważnego interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego.
• Okoliczności, w których Użytkownik jest uprawniony do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, są następujące:
  • Użytkownik podważa poprawność danych osobowych na swój temat, które przetwarzamy. W takim przypadku przetwarzanie przez nas danych osobowych Użytkownika będzie ograniczone do okresu, w którym poprawność danych będzie weryfikowana.
  • Użytkownik sprzeciwia się przetwarzaniu przez nas danych osobowych na swój temat w naszym uzasadnionym interesie. W takim przypadku Użytkownik może zażądać ograniczenia danych, podczas gdy będziemy weryfikować nasze podstawy przetwarzania danych osobowych.
  • Jeżeli przetwarzanie przez nas danych Użytkownika jest bezprawne, ale woli on, abyśmy ograniczyli przetwarzanie przez nas danych zamiast ich wymazania.
  • Jeżeli nie istnieje już potrzeba przetwarzania danych osobowych Użytkownika, ale potrzebuje on danych do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych.
• Jeżeli udostępniliśmy dane osobowe Użytkownika osobom trzecim, zawiadomimy je o ograniczeniu przetwarzania, chyba że jest to niemożliwe lub wymaga nieproporcjonalnego wysiłku. Oczywiście zawiadomimy Użytkownika przed nałożeniem jakiegokolwiek ograniczenia na przetwarzanie danych osobowych.
• Prawo do poprawy: użytkownik ma również prawo żądać, abyśmy poprawili jakiekolwiek niepoprawne lub niepełne dane osobowe, które posiadamy na jego temat. Jeżeli udostępniliśmy te dane osobowe osobom trzecim, zawiadomimy je o poprawkach, chyba że jest to niemożliwe lub wymaga nieproporcjonalnego wysiłku. W odpowiednich przypadkach powiadomimy Użytkownika, którym osobom trzecim ujawniliśmy niepoprawne lub niepełne dane osobowe. Jeżeli uznamy za uzasadnione, by nie zastosować się do wniosku Użytkownika, wyjaśnimy przyczyny naszej decyzji.
• Prawo do przenoszenia danych:użytkownik ma prawo, według własnego uznania, przekazywać swoje dane osobowe pomiędzy administratorami danych. Oznacza to, że Użytkownik może przekazywać swoje dane konta w SoTrust innej platformie internetowej. Aby umożliwić to Użytkownikowi, przekażemy dane w powszechnie stosowanym formacie nadającym się do przetwarzania maszynowego, chronionym hasłem, aby Użytkownik mógł przenieść swoje dane na inną platformę internetową. Możemy również bezpośrednio przekazać dane Użytkownikowi. Prawo do przenoszenia danych ma zastosowanie do: (i) danych osobowych przetwarzanych automatycznie (czyli bez jakiejkolwiek interwencji człowieka); (ii) danych osobowych przekazanych przez Użytkownika; oraz (iii) danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie zgody Użytkownika w celu realizacji umowy.
• Prawo do złożenia skargi w organie nadzorczym: użytkownik ma również prawo do złożenia skargi we właściwym miejscowo organie nadzorczym. O tym, jak się z nimi skontaktować dowiesz się więcej ze strony sotrust.pl
• Jeżeli Użytkownik chce skorzystać z któregokolwiek z tych praw lub wycofać swoją zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (jeżeli zgoda stanowi naszą podstawę prawną przetwarzania danych osobowych Użytkownika), informacje na temat sposobu skontaktowania się z nami może znaleźć na stronie internetowej sotrust.pl lub przez kontakt na biuro@sotrust.pl

Należy zwrócić uwagę, że możemy przechowywać korespondencję Użytkownika, aby ułatwić rozwiązanie jakichkolwiek zgłoszonych problemów.

• Użytkownik może zrezygnować z subskrypcji powiadomień o ogłoszeniach w dowolnym momencie poprzez kontakt z nami wskazany powyżej.
• Ważne jest, aby przechowywane przez nas dane osobowe były dokładne i aktualne. Prosimy Użytkownika o informowanie nas na bieżąco, jeśli jego dane osobowe ulegną zmianie w okresie, przez który przechowujemy te dane.

5. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych Użytkownika?

• Administratorem danych osobowych opisanych w tej Polityce prywatności jest SoTrust sp. z o.o. sp.k. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Stopnicka 14/9, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000801598, posiadającą NIP: 8943145199 i nr REGON: 384228010. W razie jakichkolwiek uwag lub sugestii dotyczących niniejszej Polityki prywatności, należy pisać na biuro@sotrust.pl. Podchodzimy do kwestii prywatności poważnie, więc odpiszemy tak szybko, jak to możliwe.

6. W jaki sposób przechowujemy i przekazujemy dane Użytkownika za granicę?

• Oto dokładniejsze informacje dla Użytkowników zainteresowanych, jak przechowujemy i przekazujemy ich dane za granicę. Aby zapewnić Użytkownikowi jak najlepszą obsługę i realizować cele opisane w niniejszej polityce, dane te mogą być przekazywane:
  • Klientom zagranicznym
  • osobom trzecim (np. doradcom lub innym Dostawcom SoTrust);
  • Klientom z kraju Użytkownika, którzy z kolei mogą przekazywać dane Użytkownika za granicę;
• Chcemy upewnić się, że dane Użytkownika są przechowywane i przekazywane w bezpieczny sposób. Będziemy więc przekazywać dane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub EOG (państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Norwegii, Islandii i Liechtensteinu), jeżeli będzie to zgodne z ustawodawstwem z zakresu ochrony danych, a środki przekazu zapewnią odpowiednią ochronę danych Użytkownika, na przykład:
  • poprzez umowę o przekazywaniu danych zawierającą przyjęte przez Komisję Europejską aktualne standardowe klauzule umowne dotyczące przenoszenia danych osobowych przez administratorów danych w EOG na administratorów i podmioty przetwarzające w jurysdykcjach bez odpowiednich przepisów z zakresu ochrony danych; lub
  • przekazując dane Użytkownika do kraju, w którym Komisja Europejska dokonała ustalenia adekwatności w zakresie poziomu ochrony danych w takim kraju poprzez swoje ustawodawstwo; lub
  • w ramach programu zatwierdzonego przez Komisję Europejską (jako następcę Tarczy Prywatności lub innego), który reguluje wymianę danych osobowych między jurysdykcjami; lub
  • jeżeli jest to konieczne do zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy nami a osobą trzecią, a przeniesienie leży w interesie Użytkownika do celów umowy (gdy na przykład musimy przenieść dane poza EOG w celu spełnienia naszych zobowiązań umownych, jeżeli Użytkownik jest naszym Klientem); lub
  • jeżeli Użytkownik wyraził zgodę na przeniesienie danych.
• Aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych Użytkownika, wprowadziliśmy odpowiednie procedury współpracy z osobami trzecimi, którym udostępniamy dane osobowe, aby zagwarantować, że dane osobowe Użytkownika są wykorzystywane przez te osoby trzecie w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych.

7. Polityka plików cookie

Co to jest plik cookie?

• „Cookie” (lub podobna technologia, taka jak piksel śledzący) („Plik cookie”) to bardzo mały plik tekstowy lub graficzny, który jest umieszczany na urządzeniu Użytkownika, gdy odwiedza on stronę internetową lub otwiera wiadomość e-mail i który rejestruje jego zachowanie (np. nawigacja w witrynie). Pliki cookie usprawniają korzystanie z różnych kanałów cyfrowych SoTrust, na przykład poprzez umożliwienie nam prezentowania dostosowanych treści i opcji w oparciu o informacje przechowywane na temat ostatniej wizyty Użytkownika. Pliki cookie mogą być także wykorzystywane do śledzenia ruchu sieciowego oraz do celów reklamowych i marketingowych.
• Niemal wszystkie kanały cyfrowe wykorzystują pliki cookie, nie szkodząc systemowi Użytkownika. Używamy ich niezależnie od tego, czy Użytkownik wchodzi w interakcje z SoTrust za pośrednictwem naszej witryny internetowej, aplikacji lub innego kanału cyfrowego oraz niezależnie od tego, czy Użytkownik jest Kandydatem, Klientem, Dostawcą, Użytkownikiem serwisu czy kimś innym.
• Jeśli Użytkownik chce sprawdzić lub zmienić rodzaje plików cookie, które akceptuje, zwykle może to zrobić za pomocą ustawień prywatności w przeglądarce lub, bardzo łatwo, za pomocą linku „Preferencje dotyczące plików cookie” na dole strony. Należy pamiętać, że w przypadku uzyskiwania dostępu do usług SoTrust na wielu urządzeniach może być konieczne dostosowanie ustawień za pomocą linku „Preferencje dotyczące plików cookie” na każdym urządzeniu.

Jak wykorzystujemy pliki cookie?

• Wykorzystujemy pliki cookie w następujących celach:
  • Aby spersonalizować korzystanie z naszych kanałów cyfrowych i ulepszyć ich funkcjonalność, np.:
    • aby Użytkownik pozostał zalogowany na swoim koncie przez cały czas wizyty;
    • aby dostosować i zwiększać trafności treści, które Użytkownik widzi (które mogą się różnić w zależności od tego, czy Użytkownik jest Kandydatem, Klientem, Dostawcą, Użytkownikiem serwisu lub kimś innym, a także w zależności od preferencji Użytkownika), co, mamy nadzieję, z kolei poprawi interakcje z naszymi usługami i związane z tym doświadczenie (i zachęci Użytkownika do powrotu);
    • jeśli Użytkownik jest Kandydatem, aby personalizować treści marketingowe, które udostępniamy mu za pośrednictwem naszych kanałów cyfrowych (jeśli wyraził zgodę na taki marketing), co, mamy nadzieję, zwiększy liczbę aplikacji, współczynniki konwersji i użyteczność aplikacji.
  • Aby zrozumieć, w jaki sposób Użytkownik wchodzi w interakcje z naszą witryną internetową i innymi kanałami cyfrowymi, np. poprzez śledzenie odwiedzonych stron, wykonanych interakcji, klikniętych linków oraz liczby przeczytanych ogłoszeń o pracę i artykułów. Dzięki temu możemy zrozumieć, w jaki sposób Użytkownik korzysta z naszych kanałów cyfrowych, dostosować to, co mu pokazujemy i wysyłamy, oraz śledzić wszelkie wzorce, które pojawiają się indywidualnie lub w większych grupach. Pomaga nam to rozwijać i ulepszać nasze cyfrowe kanały i usługi w odpowiedzi na to, czego chcą i potrzebują nasi goście (i rozumiemy, że te pragnienia i potrzeby różnią się w zależności od tego, czy Użytkownik jest Kandydatem, Klientem, Dostawcą, Użytkownikiem serwisu lub kimś innym), co z kolei pomaga nam poprawiać interakcje z naszymi usługami i związane z tym doświadczenie poprzez zwiększanie trafności udostępnianych przez nas treści. Ponadto, jak opisano powyżej w sekcji „Profilowanie, algorytmy i zautomatyzowane podejmowanie decyzji”, proces analizy zachowań internetowych pozwala nam na przypisanie Kandydatom ważonej „oceny przystępności” w celu uzyskania wglądu w potrzeby Kandydatów i umożliwienia SoTrust podjęcia działań następczych w razie potrzeby, a Konsultanci wykorzystują te wyniki, przygotowując krótkie listy i rankingi Kandydatów oraz jako czynnik przy podejmowaniu decyzji, czy skontaktować się z Kandydatem / zaprezentować mu stanowiska, służący jako uzupełnienie innych danych posiadanych przez SoTrust na temat Kandydata.
  • Jeśli Użytkownik jest Kandydatem:
    • aby pomóc nam w prezentowaniu Użytkownikowi ofert pracy, które naszym zdaniem go zainteresują, poprzez personalizację stanowisk, na które zwracana jest jego uwaga;
    • aby spersonalizować nasze rekomendacje dotyczące treści redakcyjnych (takich jak raporty o rozwoju sytuacji w branży Użytkownika), które naszym zdaniem mogą być interesujące;
    • aby wzbogacić dane Kandydata oraz istniejące profile Kandydatów, które już przechowujemy w naszych Systemach;
    • aby analizować dane uzyskane poprzez śledzenie i monitorowanie doświadczenia Kandydatów i aktywności na koncie w celu profilowania Kandydatów i przydzielania ich do „pul talentów” na podstawie ich cech i zachowań (np. poprzednie stanowiska, umiejętności, doświadczenie w branży, lokalizacja lub czas, w którym Kandydat jest gotów pracować) – jak opisano powyżej w sekcji „Profilowanie, algorytmy i zautomatyzowane podejmowanie decyzji”, przypisywanie Kandydatów do pul talentów jest procesem w pełni zautomatyzowanym i może wiązać się z wykorzystaniem botów.

Mamy nadzieję, że oznacza to mniej czasu na przeszukiwanie niekończących się stron i szybsze znalezienie pracy, której poszukuje Użytkownik.

• Rodzaje plików cookie:
  • Sesyjne pliki cookie: przechowywane na urządzeniu Użytkownika wyłącznie podczas sesji przeglądarki i automatycznie wygasające po zamknięciu przeglądarki – umożliwiają witrynie rozpoznawanie działań Użytkownika podczas sesji przeglądarki i łączenie ich ze sobą oraz i zwykle przechowują anonimowy numer ID sesji umożliwiający Użytkownikowi przeglądanie witryny internetowej bez konieczności logowania się na każdą stronę, ale nie pobierają żadnych informacji z urządzenia Użytkownika.
  • Lub trwałe pliki cookie: trwały plik cookie jest przechowywany na urządzeniu Użytkownika i pozostaje tam po zamknięciu przeglądarki. Plik cookie może być odczytywany przez witrynę internetową, która go utworzyła, podczas następnej wizyty. Trwałych plików cookie używamy do celów Google Analytics i do personalizacji (więcej informacji na temat tego, co może obejmować personalizacja, znajduje się powyżej, a także w powyższej sekcji „Profilowanie, algorytmy i zautomatyzowane podejmowanie decyzji”).
• Pliki cookie mogą być również sklasyfikowane w następujący sposób:
  • Niezbędne pliki cookie: są to pliki cookie niezbędne do umożliwienia Użytkownikowi efektywnego korzystania z witryny internetowej, np. podczas aplikowania na stanowisko, więc nie mogą być wyłączone. Bez tych plików cookie nie moglibyśmy świadczyć usług udostępnianych w naszej witrynie internetowej. Tego rodzaju pliki cookie nie gromadzą informacji o Użytkowniku, które mogłyby być wykorzystane do celów marketingowych lub zapamiętania, gdzie Użytkownik był w internecie.
  • Pliki cookie związane z funkcjonalnością:tego rodzaju pliki cookie umożliwiają nam monitorowanie i ulepszanie działania naszej witryny internetowej. Pozwalają nam na przykład zliczać wizyty, identyfikować źródła ruchu sieciowego i obserwować, które elementy witryny internetowej są najpopularniejsze. Tego rodzaju pliki cookie umożliwiają naszej witrynie internetowej zapamiętanie wyborów dokonanych przez Użytkownika (na przykład jego nazwa użytkownika, język lub region) i zapewnienie ulepszonych funkcjonalności. Możemy na przykład przekazać Użytkownikowi wiadomości lub aktualizacje istotne dla usług, z których korzysta. Tego rodzaju pliki cookie mogą być również wykorzystane do zapamiętania zmian, których Użytkownik dokonał w zakresie rozmiaru tekstu, czcionki i innych elementów stron internetowych, które można personalizować. Mogą być również wykorzystane do udostępnienia Użytkownikowi usług, których zażądał, jak na przykład obejrzenie filmu lub komentowanie bloga. Informacje gromadzone przez te pliki cookie są zwykle zanonimizowane.
  • Reklamowe pliki cookie: tego rodzaju pliki cookie pomagają nam reklamować szczegóły potencjalnych ofert pracy, które według nas mogą zainteresować Użytkownika. Są one trwałe (tak długo, jak długo Użytkownik będzie u nas zarejestrowany) i oznaczają, że kiedy Użytkownik zaloguje się lub wróci na witrynę internetową, może zobaczyć oferty pracy podobne do tych, które przeglądał poprzednio.

Link „Preferencje dotyczące plików cookie” w naszej witrynie prowadzi do listy plików cookie, których używamy w jurysdykcji Użytkownik oraz informację, dlaczego ich używamy i jakie to rodzaje plików cookie.

Jak zarządzać plikami cookie lub je odrzucać

• Kiedy Użytkownik po raz pierwszy odwiedza naszą witrynę internetową, jest proszony o wybranie rodzaju plików cookie, które chce otrzymywać. Prosimy o uprzednią zgodę na niektóre pliki cookie za pośrednictwem linku „Preferencje dotyczące plików cookie”, chociaż możemy ustawić ściśle niezbędne pliki cookie bez zgody Użytkownika. W tym celu Użytkownik może również skorzystać z ustawień prywatności w swojej przeglądarce. Należy pamiętać, że odrzucenie wszystkich plików cookie w ustawieniach prywatności przeglądarki oznacza, że Użytkownik może nie być w stanie w pełni korzystać z wszystkich funkcji naszej witryny. Każda przeglądarka jest inna, więc należy sprawdzić menu „Pomoc” w swojej przeglądarce, aby dowiedzieć się, jak zmienić swoje preferencje dotyczące plików cookie.
• Użytkownik może zaktualizować udzieloną zgodę w dowolnym momencie za pomocą linku „Preferencje dotyczące plików cookie”. Może również zrezygnować z plików cookie, które nie są bezwzględnie niezbędne do wykonywania podstawowych funkcji naszej witryny, zmieniając ustawienia przeglądarki. Jeśli Użytkownik korzysta z linku „Preferencje dotyczące plików cookie”, aby zaktualizować wybór plików cookie, musi pamiętać, że nie powoduje to usunięcia plików cookie, które zostały już umieszczone na jego urządzeniu. Jeśli Użytkownik chce usunąć te pliki cookie, powinien to zrobić, korzystając z ustawień prywatności swojej przeglądarki.
• Jeśli Użytkownik zdecyduje się usunąć wszystkie pliki cookie za pomocą ustawień prywatności przeglądarki, spowoduje to również usunięcie wszelkich zapisów dotyczących rezygnacji, które mogą być przechowywane przez plik cookie na urządzeniu Użytkownika (aby rezygnacja mogła być kontynuowana) i konieczna może być ponowna aktywna rezygnacja.

Jurysdykcja: wymóg prawny obowiązujący w Polsce

Glosariusz

• Kandydaci– osoby, z którymi firma SoTrust nie miała wcześniej kontaktu, ale które zdaniem SoTrust byłyby zainteresowane usługami SoTrust lub mogłyby z nich skorzystać oraz osoby brane pod uwagę w związku ze stanowiskami ogłoszonymi lub promowanymi przez SoTrust, w tym stanowiskami stałymi, w niepełnym wymiarze godzin oraz stanowiskami niezależnymi u Klientów SoTrust. Do Kandydatów zalicza się również osoby ubiegające się o takie stanowiska, jak również osoby, które wysłały do SoTrust CV niedotyczące konkretnego wakatu i/lub które współpracowały z SoTrust w zakresie usług SoTrust i/lub o jakichkolwiek stanowiska ogłaszane lub promowane przez SoTrust. Indywidualni wykonawcy, freelancerzy i pracownicy dostawców lub stron trzecich proponowani na stanowiska u Klientów SoTrust traktowani jak Kandydaci do celów niniejszej Polityki prywatności.
• Klienci– nazwa tej kategorii mówi sama za siebie i obejmuje naszych klientów oraz inne osoby, na rzecz których SoTrust świadczy usługi w toku prowadzenia swojej działalności lub co do których SoTrust zasadnie uważa, że byłyby zainteresowane naszymi usługami. W pewnych okolicznościach SoTrust świadczy usługi na rzecz indywidualnych pracowników zatrudnionych w organizacjach Klientów, takie jak szkolenia dla personelu dydaktycznego, który pracuje dla Klientów w sektorze edukacyjnym. W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że SoTrust wymaga, aby Klienci zakomunikowali swoim pracownikom właściwe sekcje niniejszej Polityki prywatności (tj. te adresowane do Klientów).
• Usuwanie– w obecnych czasach praktycznie niemożliwe jest zagwarantowanie trwałego i nieodwracalnego usunięcia danych elektronicznych. Ponadto, jak wyjaśniliśmy w niniejszej Polityce prywatności, czasami będziemy zobowiązani na mocy prawa lub rozporządzenia, lub ze względów zarządzania ryzykiem, do zachowania możliwości dostępu do niektórych elementów danych osobowych. Zobowiązujemy się jednak do tego, że gdy dane osobowe Użytkownika dobiegną końca nominalnego okresu przechowywania lub gdy otrzymamy od Użytkownika ważną prośbę o ich usunięcie, wdrożymy określone środki operacyjne i systemowe, aby zapewnić, że dane są „niemożliwe do użycia”. Oznacza to, że chociaż dane będą nadal istnieć technicznie w systemie archiwalnym, zapewnimy, że żaden z naszych Systemów operacyjnych, procesów lub członków Personelu nie będzie mieć do nich łatwego dostępu. Tylko bardzo niewielka liczba pracowników wyższego szczebla (na zasadzie wyjątku), w bardzo ograniczonych i starannie określonych sytuacjach (znowu na zasadzie wyjątku), będzie w stanie przywrócić dane osobowe Użytkownika, tak aby mogły być przeglądane w tych uzasadnionych celach. Gdy już będziemy mieć pewność, że upłynęły wszystkie stosowne prawnie wymagane okresy przechowywania danych (które do celów niniejszego dokumentu powinny wynosić siedmiu lat), przejdziemy dodatkowy ostatni etap podjęcia „twardego usunięcia”, dzięki któremu nawet bardzo ograniczona liczba pracowników wyższego szczebla nie będzie w stanie przywrócić danych osobowych Użytkownika.
• Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)– instrument ustawowy Unii Europejskiej, który ma na celu harmonizację europejskich przepisów prawnych z zakresu ochrony danych. Jego data wejścia w życie to 25 maja 2018 r., a wszelkie odniesienia do niego powinny być interpretowane odpowiednio jako obejmujące każde związane z nim krajowe ustawodawstwo dotyczące ochrony danych osobowych.
• Inne osoby, z którymi możemy się kontaktować– mogą obejmować osoby kontaktowe w nagłych wypadkach i osoby polecające Kandydatów i Personelu SoTrust. Będziemy się z nimi kontaktować wyłącznie w odpowiednich okolicznościach.
• Personel– obejmuje obecnych i byłych współpracowników zaangażowanych bezpośrednio w działalność SoTrust. Podobnie niezależni wykonawcy i konsultanci świadczący usługi dla SoTrust mieszczą się w definicji „Dostawcy” do celów niniejszej Polityki prywatności.
• Dostawcy– to określenie oznacza spółki i przedsiębiorstwa (w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) i nietypowych pracowników, takich jak niezależni wykonawcy i freelancerzy, którzy świadczą usługi na rzecz SoTrust. W pewnych okolicznościach SoTrust podzleca usługi świadczone na rzecz Klientów zewnętrznym dostawcom, którzy wykonują usługi w imieniu SoTrust. W tym kontekście Dostawcy będący indywidualnymi wykonawcami, freelancerami lub pracownikami Dostawców będą traktowani jak Kandydaci do celów ochrony danych. W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że SoTrust wymaga, aby Dostawcy zakomunikowali swoim pracownikom właściwe sekcje niniejszej Polityki prywatności (tj. te adresowane do Kandydatów).
• Systemy– systemy telefoniczne, komputerowe, internetowe i Wi-Fi, oprogramowanie i portale, konta lub sieci należące, kontrolowane lub używane przez firmę SoTrust, wykorzystywane do przesyłania, podejmowania lub odbierania komunikacji lub wykorzystywane w inny sposób w ramach działalności firmy SoTrust, w tym oprogramowanie portalu kandydata i systemy CRM.
• Użytkownicy serwisu – wszystkie osoby, które uzyskują dostęp do którejkolwiek z witryn internetowych SoTrust.